CRM для детейлинг-студии

Задача

Владелец детейлинг-студии вёл запись в одной программе, а деньги, долги клиентов, склад и зарплату мастеров считал отдельно, руками. В сервисном бизнесе так почти у всех. Работа кипит, а сколько она приносит, видно в конце месяца, и то приблизительно.

Почему это сделали мы

В Остове мы сначала предприниматели, а потом разработчики. За плечами у нас годы управления собственным бизнесом: аренда, деньги, люди, отчёт перед собственником. Мы знаем, каково это, когда кассу сводишь вечером на калькуляторе, а мастер спрашивает про зарплату, которую ещё нужно посчитать.

Поэтому разговор с владельцем начался с другого вопроса: где теряются деньги? Мы разобрали, как в студии на самом деле проходит машина, от звонка до выдачи, и собрали инструмент под этот процесс. Процесс под инструмент не перекраивали. Если в процессе находилась дыра, мы предлагали, как её закрыть, вместо того чтобы дорисовать ещё одну кнопку.

Что сделали: ответы на вопросы собственника

«Сколько мы сегодня заработали?» Над календарём итог дня: на какую сумму записей, сколько уже взяли наличными, сколько безналом. Оплаченная машина меняет цвет, и администратор видит, с кого ещё брать, не открывая заказов.

«Кто что сделал и сколько должен клиент?» Цена считается по классу кузова, работы дописываются, пока машина в цеху, и у каждой строки свой мастер. Предоплата, остаток и печать документов в той же карточке.

«Сколько я должен мастерам?» Доля студии задана у услуги, остальное делится между теми, кто делал работу. Мастер видит свои начисления за месяц, владелец закрывает месяц одной кнопкой. Изменили условия, и прошлые месяцы не пересчитываются.

«Что на складе и что кончается?» Склад устроен так, как живёт студия: где лежит, хватает ли, что пора заказать. Мастер отмечает «кончается», и в Telegram приходит уведомление. Там же заявки клиентов с сайта и из Telegram-бота, подтверждаются в один клик.

«Куда уходят деньги?» Дашборд владельца: выручка, средний чек, маржа, выручка по услугам и мастерам, загрузка постов.

«Как не спорить с клиентом о царапине?» При приёмке мастер отмечает повреждения по зонам кузова, клиент подписывает акт и открывает его по ссылке с телефона. Мастер у машины тоже работает с телефона и видит свою работу, но не видит денег студии.

Как работали

Без ТЗ на сорок страниц. Первые заказы пошли через систему через десять дней после начала работ, дальше она росла вместе со студией. Владелец присылает задачу голосом или видео, мы разбираемся, что за ней стоит, и часто к вечеру изменение уже работает.

Данные клиентов хранятся в России, каждую ночь делается резервная копия. Около 2 900 автотестов следят, чтобы новое не ломало старое, а деньги считаются в одном месте и сходятся до копейки.

Результат

С 16 июля через систему прошло 276 заказов, 184 из них за последний месяц. В базе 1 181 клиент. Выручку, долги и зарплату владелец теперь видит без калькулятора, а день студии ведётся в одном окне.